日程調整の回答が集まらないときの催促のコツ｜リマインド例文集
公開日：2026年9月1日 ／ 株式会社好循環
候補日を送ったのに、半分しか回答が返ってこない。締め切りを過ぎても数人が未回答のまま。日程調整をしていて、いちばん気が重いのがこの「催促」の場面ではないでしょうか。強く言えば角が立つし、遠慮していれば日程がいつまでも決まらない。この記事では、相手に負担を感じさせずに回答を集める催促のコツと、メール・チャット・個別連絡の場面別にそのまま使えるリマインド例文をまとめました。あわせて、そもそも催促が要らなくなる最初の依頼の仕方も紹介します。
回答が集まらない本当の理由
催促の文面を考える前に、なぜ返ってこないのかを一度考えてみると、打ち手が変わります。多くの場合、相手にやる気がないわけではありません。よくある原因は次の4つです。
- 単純に見落としている。通知に埋もれ、後で見ようと思ったまま忘れている
- 締め切りが分からない。いつまでに答えればいいのか書かれていない
- 入力が面倒。会員登録やアプリのインストールを求められて途中でやめた
- 自分の予定がまだ確定していない。答えたくても答えられない
この中で圧倒的に多いのが1つ目の「見落とし」です。つまり多くの催促は、責める行為ではなく、単に相手を助ける行為だと考えて構いません。この前提に立つだけで、文面はぐっと書きやすくなります。
催促のタイミングと回数の目安
催促は早すぎても遅すぎても効きません。締め切りまでの日数に応じて、次のリズムを目安にすると自然です。
| タイミング | 送り方 | 狙い |
|---|---|---|
| 依頼の2〜3日後 | 全体へ軽く一斉 | 見落としの拾い直し |
| 締め切り前日 | 全体へ再度一斉 | 駆け込み回答を促す |
| 締め切り翌日 | 未回答の人へ個別 | 最後のひと押し |
回数としては、一斉2回・個別1回の合計3回が上限と考えてください。それ以上は相手にも負担ですし、送る側の心理的な負担も大きくなります。3回送って返らない場合は、後述する「決めてしまう」判断に切り替えます。
角を立てない催促の5つのコツ
同じ内容でも、書き方ひとつで受け取られ方は大きく変わります。次の5点を押さえておくと、催促が催促らしく響きません。
- 自分側に理由を置く。「行き違いでしたら申し訳ありません」「私の案内が分かりにくかったかもしれません」と一言添える
- 締め切りを具体的な日時で書く。「お早めに」ではなく「〇月〇日（〇）18時まで」
- 理由を添える。「会場の仮予約が〇日で切れるため」など、急ぐ事情があると納得感が出る
- リンクをもう一度貼る。前のメッセージを探させない
- 誰が未回答かを名指ししない。一斉連絡では「まだの方は」とだけ書く
逆に避けたいのは、「何度も送っていますが」「まだご回答いただけていません」といった、相手の落ち度を強調する表現です。事実であっても、受け取る側は責められたと感じます。
そのまま使えるリマインド例文
場面別に、コピーしてすぐ使える文面を用意しました。〇〇の部分だけ置き換えてお使いください。
1. 社内・チームへの一斉リマインド（1回目）
お疲れさまです。〇〇です。
先日ご案内した〇〇の日程について、ご回答のお願いです。
すでにご入力済みの方は行き違いご容赦ください。
・回答期限：〇月〇日（〇）18時
・入力URL：〇〇
1分ほどで入力できます。お手すきのときにご協力をお願いします。
2. 締め切り前日の一斉リマインド（2回目）
お疲れさまです。〇〇です。
〇〇の日程調整、回答期限が明日〇月〇日（〇）18時までとなっています。
まだの方は、お手数ですが下記からご入力をお願いします。
入力URL：〇〇
期限までに回答がない場合は、現時点で参加人数の多い日で確定させていただきます。
3. 取引先・社外への丁寧なリマインド
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
〇月〇日にご案内いたしました打ち合わせの日程につきまして、念のためご確認のご連絡です。
すでにご返信いただいておりましたら、行き違いですので何卒ご容赦ください。
・候補日：〇月〇日（〇）〜〇月〇日（〇）
・ご都合入力URL：〇〇
〇月〇日（〇）ごろまでにご都合をお知らせいただけますと幸いです。
ご多忙のところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
4. チャット・グループへの軽いリマインド
まだの方はこちらからお願いします → 〇〇
今のところ〇日が最多です。
5. 未回答の人への個別連絡
お疲れさまです。〇〇の日程の件、ご都合いかがでしょうか。
もし今の候補で難しければ、別日を追加しますのでお知らせください。
入力URL：〇〇
6. 親しい相手・プライベートの場合
まだの人はこちらから → 〇〇
今のところ〇日が人気です。
催促でよくある失敗と対処
催促がうまくいかない場面には、いくつか決まったパターンがあります。
| よくある失敗 | 対処 |
|---|---|
| グループで特定の人を名指しして催促した | 一斉連絡では名前を出さず、必要なら個別に送る |
| 締め切りを書かずに「なるべく早く」と依頼した | 日付と時刻をセットで明記し、理由も添える |
| 毎日のように催促を送ってしまった | 一斉2回・個別1回までに絞る |
| リンクを貼らず「前のメールを見てください」と書いた | 毎回URLを貼り直し、探す手間をなくす |
| 全員の回答を待ち続けて日程が決まらなかった | 締め切り時点の回答で決める、と最初に宣言しておく |
そもそも催促が要らなくなる依頼の仕方
いちばん良い催促は、催促しなくて済む最初の依頼です。次の4点を最初のお願いに入れておくと、回答率は目に見えて変わります。
- 締め切りを最初に書く。「〇月〇日18時まで」と件名か冒頭に置く
- 所要時間を伝える。「1分で終わります」の一言が心理的なハードルを下げる
- 候補日を絞る。20個並べるより、5〜7個のほうが回答されやすい
- 入力の手間を減らす。会員登録やアプリが不要な方法を選ぶ
特に効くのが最後の一点です。AWASUのような登録不要の日程調整ツールなら、候補日を並べたURLを送るだけで、受け取った人はそのページで丸やバツを押すだけ。会員登録もアプリのインストールも要らないので、「後でやろう」と後回しにされにくくなります。集計画面では参加できる人数が多い枠ほど色が濃く表示されるため、催促の文面に「今のところ〇日が最多です」と添えるのも簡単です。依頼メールの書き方そのものはビジネスメールでの日程調整テンプレートとマナーもあわせてご覧ください。
それでも集まらないときの決め方
3回リマインドしても回答が揃わないことはあります。そのときは待ち続けず、次の手順で前に進めましょう。
- 締め切り時点の回答だけで、参加人数が最も多い日に確定する
- 確定の連絡に「ご回答がなかった方は当日ご都合が合えばご参加ください」と一文添える
- その人が必須参加者なら、日程を決める前に電話や対面で直接ひと言確認する
- 次回からは「期限までに回答がない場合は多数決で決めます」と最初に宣言しておく
大切なのは、決められない状態を長く続けないことです。日程が宙に浮くほど、参加者の予定は他で埋まっていきます。幹事側の段取り全般は複数人のスケジュールをまとめる幹事のコツも参考になります。
送る前のチェックリスト
催促を送る直前に、次の項目を確認してみてください。ひとつでも欠けていると、また返信率が落ちます。
- 締め切りが日付と時刻で具体的に書かれているか
- 入力URLがその連絡の中に貼られているか
- 「行き違いでしたら」の一言が入っているか
- 特定の個人を名指ししていないか
- 急ぐ理由が伝わっているか
- 回答がなかった場合にどうするかが書かれているか
よくある質問
Q. 上司や目上の人に催促してもよいのでしょうか。
問題ありません。ただし表現は「ご確認のお願い」「念のためのご連絡」といった形にし、催促という言葉自体は使わないほうが自然です。「行き違いでしたら申し訳ありません」を添え、締め切りの理由（会場の押さえ、他社との調整など）を一言書くと、催促ではなく業務連絡として受け取られます。
Q. 何度送っても返信がない人がいます。無視してよいですか。
連絡手段を変えてみてください。メールで届かない人でも、チャットや電話ならすぐ反応することがよくあります。それでも反応がなく、その人がいなくても会が成立するなら、締め切り時点の回答で日程を確定して構いません。確定後の連絡は必ずその人にも届くようにしておきましょう。
Q. 催促した後、回答してくれた人へのお礼は必要ですか。
個別に返す必要はありませんが、日程を確定するときの連絡に「ご回答ありがとうございました」と一文入れておくと、次回の回答率が上がります。お礼の書き方は日程調整のお礼メール例文にまとめています。
まとめ
回答が集まらないのは、多くの場合ただの見落としです。催促は相手を責める行為ではなく、思い出してもらう手助けだと考えれば、文面はずっと書きやすくなります。タイミングは依頼の2〜3日後、締め切り前日、締め切り翌日の個別連絡。この3回を目安に、締め切りを具体的に書き、URLを貼り直し、「行き違いでしたら」の一言を添える。それでも揃わないときは、締め切り時点の回答で決めてしまって構いません。そして次回からは、催促そのものが要らなくなるように、登録不要の日程調整ツールで入力の手間を減らすところから始めてみてください。