資格試験の勉強会をグループで続けるスケジュールの合わせ方｜試験日から逆算する

資格試験に向けて仲間と勉強会を始めたものの、三回目あたりで日程が合わなくなり、そのまま消えてしまった。よくある話です。原因は多くの場合、やる気ではありません。毎回その場で次回の日程を相談しているうちに、返事が遅い人を待つ時間が増え、集まる間隔が空き、気まずくなってフェードアウトする。段取りの問題です。この記事では、試験日から逆算して学習スケジュールを組み、日程が合わないせいで勉強会が止まらないようにする方法を整理します。曜日の決め方、欠席が出ても回る運用、そのまま使える連絡例文まで載せました。

勉強会が続かない理由は、意志ではなく日程にある

続かなくなるグループには、共通する崩れ方があります。

• 次回の日程を毎回ゼロから相談している
• 全員がそろう日を探し続け、開催間隔が三週間に伸びた
• 幹事役がひとりで調整を抱え、疲れてやめてしまった
• 試験日までに何をどこまで進めるのかが決まっていない
• 一度休んだ人が、追いつけない気がして戻ってこなくなった

どれも、参加者の熱意が足りないから起きたわけではありません。仕組みが弱いだけです。逆に言えば、日程の決め方を最初に設計しておくと、多少モチベーションが下がった週でも勉強会は動き続けます。人の気分に頼らない構造を作るのが、いちばん確実な継続策です。

最初にやるのは試験日からの逆算

カレンダーを開いて、いちばん先に書き込むのは試験日です。そこから逆向きに、期間を区切っていきます。学習期間を四つの時期に分けると考えやすくなります。

ここまで決まれば、必要な開催回数が見えてきます。六か月で週一回なら約24回、隔週なら12回です。回数が決まると、一回あたりで進める分量も自動的に決まります。逆算せずに始めると、この分量が見えないまま走ることになり、試験一か月前に「全然終わっていない」と気づく羽目になります。

毎回相談しない。曜日と時間を先に固定する

開催回数が決まったら、日程は一回で決めきります。毎回相談する方式をやめて、曜日と時間を固定してしまうのがいちばん効きます。「第2・第4火曜の20時から21時半」のように決めてしまえば、以後の調整はゼロになります。

固定する曜日を選ぶときは、参加者の生活リズムを見てください。社会人中心なら、平日の夜は火曜か水曜が比較的安定します。月曜は週明けの残業が読めず、金曜は予定が入りやすい。学生や主婦の方が多いなら平日の日中、土日に家族の予定が入りやすい層なら金曜の夜という選択もあります。固定枠の決め方は定例会議の曜日・時間の決め方で詳しく扱っていますので、あわせて読んでみてください。

とはいえ、どの曜日が全員にとって現実的かは聞いてみないと分かりません。ここだけは一度、候補を並べて意見を集めます。AWASUのような会員登録不要の日程調整ツールで、曜日と時間帯の候補を並べたページを作り、URLを送るだけで済みます。参加できる人が多い枠ほど色が濃く表示されるので、どこに固定すれば最大人数が続けられるかがひと目で分かります。アカウント登録も要らないので、勉強仲間に気軽に答えてもらえます。

そして、決めた全日程を最初にまとめて共有してください。半年分の日付をカレンダーに入れてもらえば、他の予定が入る前に枠を確保できます。後から入る予定に負けないための、ささやかですが強力な工夫です。

欠席者が出ても止まらない運用にする

固定日にしても、全員が毎回そろうことはありません。大事なのは、欠席を前提にした運用にしておくことです。次の三つを最初に決めておきます。

• 最低開催人数。「2人集まれば実施」と決めておけば、待ち合わせの相談が消えます
• 記録の残し方。使った資料と解いた範囲をメモに残し、欠席者が自分で追いつける状態にする
• オンライン参加の可否。移動が難しい日は画面越しでも参加できるようにしておく

特に効くのが一つ目です。人数が足りないから中止、という判断を一度でもすると、次回以降も「今日は少なそうだからやめよう」が続きます。二人でも開く、と決めてしまえば、勉強会はほぼ止まりません。

二つ目の記録も軽視できません。一回休んだだけで話についていけなくなると、人は戻ってきにくくなります。共有メモに「今日は第3章の途中まで、演習は問21〜40」と一行残しておくだけで、欠席者の復帰がぐっと楽になります。

そのまま使える連絡例文

勉強会の立ち上げと運用で使う文面をまとめました。ご自身の状況に合わせて書き換えてください。

メンバーを集めるとき

「来年6月の◯◯試験に向けて、勉強会を作ろうと思っています。週1回・1時間半くらいで、範囲を分担して説明し合う形を考えています。全部の回に出られなくても大丈夫です。興味のある方はご連絡ください。開催曜日は、参加したい方の都合を聞いてから決めます。」

曜日を決めるために候補を聞くとき

「勉強会の曜日を決めたいので、都合のよい枠を教えてください。候補を並べたページのURLをお送りします。参加できそうな枠に印をつけていただければ、いちばん人数が多い枠に固定します。1回きりの質問なので、以降は毎回聞きません。回答は今週金曜までにお願いします。」

日程が決まったことを知らせるとき

「勉強会は第2・第4火曜の20時〜21時半に固定します。今年12月までの日程を一覧にしておきますので、カレンダーに入れておいてください。2人集まれば実施しますので、欠席の連絡は不要です。参加できる日だけ来てください。当日やった範囲は共有メモに残します。」

中だるみしてきたとき

「試験まであと3か月になりました。ここから演習中心に切り替えます。次回は過去問の第1回分を各自で解いてきて、間違えたところを持ち寄る形にしましょう。解ききれなくても大丈夫です。分からなかったところを見つけるのが目的なので、そのまま持ってきてください。」

最後の例文のように、途中で進め方を切り替える宣言をすると、停滞感が抜けます。同じことを半年続けるより、時期に応じて形を変えるほうが続きます。

よくある失敗と対処

返事が集まらずに困ったときは、催促の仕方にもコツがあります。回答が集まらないときの催促のコツと例文集に、角を立てずに動いてもらう書き方をまとめてあります。

よくある質問

Q. メンバーの受験する級やレベルがバラバラです。一緒にやる意味はありますか。

あります。ただし、進め方は分けたほうがうまくいきます。同じ時間に集まっても、前半は各自で自分の範囲を黙々と進め、後半だけ質問と共有に使う、という形です。上の級を目指す人が下の級の質問に答えるのは、説明する側にとっても復習になります。人に説明できるかどうかは理解度のよい試金石なので、レベル差はむしろ活かせる材料です。無理に同じ教材をそろえる必要はありません。

Q. オンラインと対面、どちらがよいですか。

続けやすさで言えばオンラインです。移動時間がかからないぶん、仕事や家庭の都合で参加できなくなる確率が下がります。一方で、対面のほうが集中しやすいという人も確実にいます。折衷案として、普段はオンラインで、月に一度だけ対面にするのが現実的です。対面の回は演習や模試など、静かに手を動かす内容に充てると効果が出やすくなります。どちらにしても、集まる場所や接続先は毎回同じにしてください。場所が変わるたびに確認が発生すると、それ自体が負担になります。

Q. 直前期は回数を増やすべきでしょうか。

増やすより、内容を変えるほうが効果的です。試験2週間前に急に週3回にしても、参加できない人が出て空中分解しがちです。回数は固定のまま、内容を模試や弱点つぶしに切り替えてください。どうしても追加したいときは、自由参加の枠をひとつ作り、来られる人だけが来る形にします。義務の枠を増やすと、出られない人に罪悪感が生まれ、かえって離脱を招きます。

まとめ

勉強会が消えていく原因は、たいてい日程調整の疲れです。毎回の相談をなくし、試験日から逆算して曜日と時間を固定し、全日程を先に配る。欠席を前提にした運用にして、二人集まれば開くと決めておく。この三点だけで、半年間の勉強会はかなりの確率で最後まで走りきれます。

最初の一回、曜日を決めるための意見集めだけは丁寧にやってください。ここでずれると、以後ずっと誰かが無理をすることになります。登録不要の日程調整ツールを使えば、候補を並べたURLを送るだけで、参加できる人が多い枠ほど濃い色で表示されます。会員登録もアプリのインストールも不要なので、勉強仲間に負担をかけずに答えてもらえます。調整にかける労力を最小限にして、その分を中身の勉強に回しましょう。