歓送迎会の幹事がやることリスト｜日程の決め方と挨拶・進行

異動や入社・退職の季節に「歓送迎会の幹事よろしく」と任されると、何から手をつければいいか迷うものです。歓送迎会は普通の飲み会と違い、主役（迎える人・送る人）がいるぶん、日程と進行の段取りが大切になります。とはいえ、やることを順番に押さえておけば、初めてでも落ち着いて準備できます。この記事では、動き出す時期から当日の挨拶・進行まで、歓送迎会の幹事の準備をチェックリスト形式でまとめます。新人歓迎会にも、送別会にもそのまま使えます。

いつから動く？歓送迎会の全体スケジュール

主役が必ず参加できる日を最優先に押さえるのが、歓送迎会ならではのポイントです。逆算して、余裕をもって動きましょう。

• 3〜4週間前：主役の都合を最優先で確認し、開催時期・規模・予算を決める
• 2〜3週間前：候補日でメンバーの都合を聞き、いちばん集まる日に決定
• 2週間前：人が集まる日に合わせてお店を予約、案内を配布
• 1週間前：最終人数の確定、会費・贈り物・進行の準備
• 前日〜当日：リマインド、受付・進行・記念品の最終確認

とくに3〜4月は飲食店が混み合います。主役の都合を早めに固めて店を押さえることが、幹事の最初の大仕事です。

日程の決め方（主役を外さない）

全員の都合を完璧に合わせるのは不可能です。「主役が参加できる日のなかで、いちばん多くの人が集まれる日」を選ぶ、と割り切りましょう。

• まず主役に、参加できない日（NG日）を先に確認する
• その上で候補日を平日中心に3〜5個出す
• お店を予約する前に、候補日で都合を聞く
• 月末・金曜は混みやすいので、候補に幅をもたせる

参加人数が多いほど、誰がどの日に来られるかの集約が大変になります。AWASUのような登録不要の日程調整ツールを使うと、候補日を並べたURLを送るだけで各自が都合を入力でき、参加できる人数が多い日ほど色が濃く表示されるので、開催日が一目で決まります。会員登録が不要なので、部署をまたぐメンバーにも気軽に送れます。

お店選びのポイント

• 人数と個室：主役を中心に座れる個室や貸切が確保できるか
• 予算：飲み放題込みのコースが会費を案内しやすい
• 場所：参加者の多くがアクセスしやすい駅の近く
• 対応：苦手な食材やアレルギー、花束の持ち込みに配慮できるか

案内と出欠確認の例文

贈り物・記念品の準備

• 送別会なら花束やメッセージ色紙を用意するのが定番
• 色紙は早めに回覧を始め、当日までに全員分のメッセージを集める
• 予算は会費とは別に集めるか、会費に少し上乗せして案内する
• 渡すタイミング（締めの挨拶の前など）を進行に組み込んでおく

当日の進行と挨拶の順番

歓送迎会は主役がいるぶん、挨拶の順番に気を配ると当日がスムーズです。基本の流れは次のとおりです。

• 受付：会費の回収と、席への案内
• 開会の挨拶（幹事）と、上席の方による乾杯の音頭
• 歓談
• 主役の紹介・ひとこと（歓迎される人／送られる人から挨拶）
• 記念品・花束の贈呈
• 締めの挨拶（送る側を代表して一言）と、二次会の案内

乾杯や締めの挨拶は、誰にお願いするかを事前に伝えておくと当日あわてません。

まとめ

歓送迎会の幹事は、「主役の都合を最優先で押さえ、いちばん集まる日に決める」ことができれば、あとは流れに沿って準備するだけです。日程は主役のNG日を先に確認してから候補を出し、出欠と会費の管理をシンプルにすれば、初めてでも安心して当日を迎えられます。複数人の予定をまとめる場面では登録不要の日程調整ツールを、幹事のコツ全般は複数人のスケジュールをまとめる幹事のコツや忘年会の幹事の準備リストもあわせてご覧ください。