リモートワークが当たり前になった今、オンライン会議の設定はオフィス勤務時代よりも複雑になりました。「会議室を押さえれば自動的に参加者が集まる」ということはなく、全員のスケジュールを細かく調整しなければなりません。
テレワーク会議調整の難しさ
- 会議の細切れ化：30分〜1時間の短い会議が一日に複数入るため、まとまった空き時間が少ない
- 集中時間の確保：深い仕事のための「集中ブロック」を確保している人は、その時間帯に会議を入れたくない
- コアタイムなしのフレックス：フルフレックス制の職場では、各自の活動時間帯が異なる
- 複数プロジェクト掛け持ち：フリーランスや業務委託の参加者は、複数クライアントの予定が複雑に入り組んでいる
「30分刻み」が重要な理由
テレワーク時代の会議では、「30分という単位」が非常に重要になっています。例えば、午後に3つの会議が入っている日でも、それぞれの間に「13:30〜14:00の30分」という隙間が生まれることがあります。「午前・午後」の2択しか提示できないツールでは、こうした隙間時間は見落とされてしまいます。
オンライン会議調整のベストプラクティス
1. 会議の目的と所要時間を先に決める
「とりあえず1時間ミーティングしましょう」という設定は避けましょう。会議の目的によって必要な時間は異なります。事前に所要時間を明確にすることで、参加者も候補時間を選びやすくなります。
2. 候補期間を1〜2週間先まで広げる
「今週中に」という条件は、忙しいメンバーが多いとあっという間に候補がなくなります。2週間先まで候補期間を広げることで、ほとんどのケースで全員が参加できる時間が見つかります。
3. 非同期でも解決できるかを先に検討する
会議設定の前に「これはSlackやNotionで非同期で解決できないか？」を一度考えましょう。全員の時間を使うリアルタイム会議は、本当に必要なときだけに絞るのが、テレワーク時代の礼儀です。
AWASUを使った具体的な手順
- AWASUでイベントを作成：会議名と候補期間（1〜2週間）、時間帯を設定
- URLをSlackやメールで共有：「○日（○）までに回答をお願いします」と期限を添えて送信
- 参加者が30分単位で回答：それぞれが都合の良い時間帯をドラッグして入力
- ヒートマップで最適日時を特定：色の濃い時間帯が最も多くの人が参加できる候補
- 日時確定の連絡：決まった日時をカレンダー招待で全員に送付
まとめ
テレワーク時代の会議調整は、細かい時間単位での調整がカギです。「午前か午後か」ではなく「どの30分が空いているか」を確認することで、全員が参加できる時間帯が見つかりやすくなります。日程調整ツールをうまく活用して、会議設定にかかる時間を最小化しましょう。