ハイブリッド会議の日程調整｜会場とオンラインが混在する打ち合わせの決め方

オフィスに集まる人と、自宅やほかの拠点からオンラインで参加する人が混ざるハイブリッド会議。便利な一方で、日程調整はいつもより少し複雑になります。会議室の空き、オンライン会議の枠、出社する日と在宅の日、参加の仕方の希望など、確認することが増えるからです。この記事では、ハイブリッド会議の日程を、参加者の都合と会場の都合の両方からすり合わせる進め方を紹介します。案内文のコピペ例とよくある失敗と対処もまとめました。

ハイブリッド会議の日程調整が難しい理由

全員が同じ場所に集まる会議や、全員がオンラインの会議と違い、ハイブリッド会議では次のようなつまずきが起こりやすくなります。

• 出社日が人によって違い、会場に集まれる人がそろう日が少ない
• 会議室の予約と、参加者の都合を別々に確認するため、二度手間になる
• オンライン参加の人は音声や画面の環境が違い、開始時刻の直前まで不安が残る
• 出社するか在宅にするかを聞かないまま日を決め、当日に参加方法で混乱する
• 会場側の人だけで話が進み、オンライン参加の人が発言しにくくなる

こうした問題の多くは、日程を決める順番と、聞く内容の整理で防げます。日にちだけを聞くのではなく、参加の仕方まで一緒に集めるのがポイントです。

最初に決めておく3つのこと

候補日を出す前に、次の3点を決めておくと、参加者に聞く内容がシンプルになります。

会場の上限が決まっていれば、会場参加を希望する人が多すぎて席が足りない、という事態も避けられます。希望が多い場合は、会場の人数を超えた分をオンライン参加に回すルールを、あらかじめ伝えておくと安心です。

ハイブリッド会議の日程を決める5ステップ

1. 会場とオンラインの空きを先に押さえる

参加者の都合を聞く前に、会議室とオンライン会議の枠の候補を、仮で押さえておきます。聞いたあとで会場が取れないと分かると、調整がやり直しになってしまいます。

2. 候補日を3〜5日分に絞る

候補が多いと決めきれず、少なすぎると合う日がなくなります。出社が多い曜日と在宅が多い曜日の両方を混ぜると、どちらの人も答えやすくなります。

3. 都合を一覧で集める

候補日を一覧にして、都合のよい日を入力してもらいます。コメント欄や備考に「会場希望」「オンライン希望」を書いてもらうと、参加の仕方も同時に分かります。

4. 参加の仕方を整理して、会場の人数を調整する

決まった日について、会場参加とオンライン参加の人数を数えます。会場の席が足りなければ、会場に来てほしい人を優先し、残りはオンラインに回ってもらいます。

5. 決定と接続情報を共有し、リマインドする

日時、会場名、オンライン会議のURLを、同じ案内の中にまとめて送ります。前日と当日の朝にリマインドを送ると、接続のトラブルや勘違いも減ります。

候補日を集める場面では、AWASUのような会員登録不要の日程調整ツールが便利です。URLを送るだけで、参加者はスマホやパソコンから開いて答えられ、参加できる人数が多い枠ほど色が濃く表示されるので、会場にもオンラインにも人が集まりやすい日がすぐに分かります。

そのまま使える案内・リマインドの文例

1. 日程の回答と参加の仕方をお願いするメッセージ

関係者のみなさまへ
　〇〇の打ち合わせを、会場とオンラインの併用で行いたいと思います。ご都合のよい日を下のURLからお知らせください。
　URL：〇〇
　あわせて、備考欄に「会場」か「オンライン」のどちらで参加したいかをご記入ください。
　回答期限：〇月〇日（〇）
　会場は〇名までのため、希望が多い場合は調整をお願いすることがあります。

2. 決定後の案内メッセージ

〇月〇日（〇）14時から、〇〇の打ち合わせを行います。会場は〇階の会議室、オンラインは下記のURLからご参加ください。オンライン参加の方は、開始5分前から接続できます。資料は前日までに共有します。

3. 回答がまだの方へのリマインド

先日の日程のご案内、まだの方はお手すきのときにご回答をお願いします。会議室の予約の都合上、〇月〇日までにいただけると助かります。どの日も難しい場合は、その旨だけでもお知らせください。

催促の言い回しは、回答が集まらないときの催促のコツと例文集も参考にしてください。遠方のメンバーがいる会議の進め方は、二拠点・地方在住メンバーがいる会議の日程調整でも触れています。

日程を決めるときのチェックリスト

• 会議室の席数と空き日時を、候補日を出す前に確認しているか
• 会場に来てほしい人と、オンラインでよい人を決めているか
• 候補日は3〜5日分に絞り、出社日と在宅日の両方を混ぜているか
• 日程と一緒に、会場かオンラインかの希望も聞いているか
• オンライン参加の人が入れる時刻と、接続のURLを案内しているか
• 会場の席が足りないときの調整ルールを、先に伝えているか
• 回答期限を1週間ほど先に置いているか
• 前日と当日の朝に、リマインドを送る予定を入れているか

よくある失敗と対処

よくある質問

Q. 会場に来られる人が少ない日しか空いていないときは、どうすればよいですか。

会場参加を前提にせず、全員オンラインに切り替える方法もあります。会場に来てほしい人が限られるなら、その人たちの都合を優先して日を決め、ほかの人はオンラインで参加してもらいましょう。

Q. 会場とオンラインで、参加者の発言の機会に差が出てしまいます。

進行役が、会場とオンラインを交互に指名するなど、発言の順番をあらかじめ決めておくと偏りが減ります。資料は事前に共有しておき、オンライン側が画面共有に頼らず確認できるようにしておくのも有効です。

Q. 毎回の定例会議でも、毎回日程を聞き直す必要がありますか。

定例なら、曜日と時間を固定してしまうのが近道です。ただし、会場の確保が必要な会議は、数か月分の日程を先にまとめて押さえておき、変更が出たときだけ調整し直すと手間が減ります。

まとめ

ハイブリッド会議の日程調整は、会場の都合と参加者の都合、さらに参加の仕方まで確認するため、手順を間違えるとやり直しが増えます。会場とオンラインの枠を先に押さえ、候補日を絞って都合を集め、参加の仕方もあわせて聞く。この流れを一覧にまとめれば、連絡の手間も当日の混乱も減らせます。案内には登録不要の日程調整ツールを使えば、アカウントなしで回答でき、参加できる人が多い日ほど色が濃く表示されるので、みんなが集まりやすい日が分かります。次の会議の準備から、ぜひ試してみてください。