忘年会・新年会の幹事がやること一覧｜日程の押さえ方と出欠の集め方

年末が近づくと、職場やサークルで「今年の忘年会どうする？」という話が出ます。そして、なんとなく手が空いていそうな人、あるいは去年やらなかった人に幹事が回ってきます。幹事の仕事は、料理や余興を考えることだと思われがちですが、実際にいちばん手間がかかるのは日程を決めるところです。ここでつまずくと、お店が埋まり、参加できない人が増え、直前まで人数が固まらず、当日の会費計算まで狂います。逆に言えば、日程さえ早く決まれば残りの作業は驚くほど軽くなります。この記事では、忘年会・新年会の幹事が何をいつやればよいのか、候補日の選び方から出欠の集め方、お店の押さえ方までを順番にまとめました。そのまま送れる案内文とリマインドの例文も載せています。

12月の日程は「早く決めた人から埋まる」

年末の宴会シーズンは、他の時期と決定的に違う点がひとつあります。それは、参加者の予定もお店の席も、両方が同時に埋まっていくことです。ふだんの飲み会なら、参加者の都合さえ合えばお店はあとから探せます。ところが12月は、人気のある日ほどお店の予約が先に埋まり、同じ日に他の会も入るため人の予定も埋まります。

とくに混み合うのは、12月中旬から下旬にかけての金曜日です。次いで木曜日、そして忘年会シーズン後半の水曜日。ここを狙うなら、遅くとも1か月前には店を押さえておきたいところです。準備を始めるのが12月に入ってからだと、選べる店が一気に減ります。

だからこそ、幹事が最初にやるべきことは、店を探すことでも料理を決めることでもなく、日程の候補を出して参加者の都合を集めることです。ここを最優先にしてください。

逆算スケジュール：いつ何をするか

開催日から逆算した目安です。人数が20名を超える場合や、個室・貸切を希望する場合は、それぞれ2週間ほど前倒ししてください。

この表のうち、いちばん上の行だけは絶対に遅らせないでください。ここが遅れると、あとの工程すべてが押します。

候補日の出し方にはコツがある

候補日は3〜5日が適切です。2日以下だと全員が外れる可能性が高く、6日以上並べると回答するほうが面倒になって返信が遅れます。

選ぶときは、次の点を意識すると当たりやすくなります。

• 週の前半（火・水）を1日は混ぜる。金曜だけで固めると全滅しやすい
• 給料日前後の混み具合を考える。25日以降は店も人も動きが多い
• 月末の締め日、決算期、棚卸しなど、部署が忙しい日を外す
• 他部署や取引先の忘年会が入りそうな日は避ける
• 最終出社日の直前は帰省や有給と重なりやすいので慎重に

候補を出したら、全員に同じ形で都合を聞きます。ここでメッセージアプリのやり取りだけに頼ると、「13日は大丈夫です」「私は無理でした」という返信が並び、誰がどの日に来られるのかを幹事が手作業で数えることになります。20人いれば、数え直すだけで30分かかります。

候補の日時を並べたURLを送って、各自に入力してもらうほうが確実です。AWASUのような会員登録不要の日程調整ツールなら、候補日を並べたページのURLを送るだけで、参加できる人が多い枠ほど色が濃く表示されます。濃い枠を選べばよいので、集計の手間がかかりません。会員登録が要らないため、アルバイトの方や別部署の人にも「このリンクを開いて入力してください」と伝えるだけで済みます。

そのまま使える案内文とリマインドの例文

候補日の都合を聞くとき

「お疲れさまです。今年の忘年会の日程を決めたいので、都合を教えてください。候補は12月4日（金）、9日（水）、11日（金）、16日（水）、18日（金）のいずれも19時開始予定です。下のリンクから、参加できる日に印をつけてください。回答は10月23日（金）までにお願いします。人数が多い日に決めて、その後お店を押さえます。」

期限を日付で書くこと、そして「この後どうなるか」を一行添えることが大事です。回答が何に使われるか分かると、返信が早くなります。

日程が決まったことを知らせるとき

「忘年会の日程が12月11日（金）19時に決まりました。場所は◯◯（駅から徒歩5分）、会費は5,000円です。参加・不参加を12月1日（月）までに返信してください。この日以降のキャンセルは会費を頂戴する場合がありますので、ご予定の確認をお願いします。」

キャンセル料の話は、最初の案内で軽く触れておくのが親切です。後から言うとトラブルになります。

返信がない人にリマインドするとき

「忘年会の件、まだ返信をいただけていない方がいらっしゃいます。お店に人数を伝える都合がありますので、12月1日（月）中に参加・不参加をお知らせください。不参加の場合も一言いただけると助かります。」

個人を名指ししないこと、締め切りの理由を書くこと。この2点を守ると、角を立てずに回収できます。催促の文面をもっと知りたい場合は回答が集まらないときの催促のコツと例文集もあわせてどうぞ。

前日のリマインド

「明日12月11日（金）19時より、◯◯にて忘年会を行います。18時50分までに店頭にお越しください。会費は5,000円、できるだけお釣りのないようご協力をお願いします。遅れる方は私の携帯までご連絡ください。」

お店の押さえ方と、新年会に回す判断

日程が決まったら、その日のうちに店に連絡します。12月は翌日には埋まっていることがあります。予約のときに確認しておきたいのは次の点です。

• 人数変更をいつまで受け付けてもらえるか（多くは3日前まで）
• キャンセル料が発生する日と金額の目安
• 飲み放題の時間と、延長の可否・料金
• 個室か半個室か、他の団体と同じフロアになるか
• 食べられないものへの対応（アレルギー、宗教上の制限、苦手なもの）
• 領収書の宛名と但し書き、当日の支払い方法

人数の変更期限は必ず聞いてください。12月の宴会は、体調不良や急な仕事で当日欠席が出やすい時期です。何日前まで減らせるかが分かっていれば、参加確定の締め切りをその日に合わせられます。

もうひとつ、現実的な選択肢として頭に入れておきたいのが、新年会に回すという判断です。12月に日程を探してもどうしても半数以上が集まらない、店も希望の条件では取れない。そういうときは、無理に12月にやらず1月の中旬に設定したほうが、参加率も満足度も上がります。1月は店の予約も取りやすく、価格も落ち着きます。年明けの第2週から第3週の平日夜が狙い目です。「今年は新年会にします」と早めに宣言してしまえば、参加者も予定を空けやすくなります。

取引先や他社を交えた会の場合は、社内だけの会とは進め方が変わります。複数の会社が関わる調整については3社以上が参加する打ち合わせの日程調整の進め方の手順が参考になります。

よくある失敗と対処

最後の項目は見落とされがちです。出欠の連絡と一緒に聞いてしまえば、追加の手間はほとんどありません。後から個別に聞き直すほうが、よほど時間がかかります。

よくある質問

Q. 参加を強制しない形で案内するには、どう書けばよいですか。

案内文に「ご都合のつく方はぜひ」と一言添え、不参加の理由を聞かないことです。都合を集める段階でも、全員が同じ形式で入力できるようにしておくと、断りやすくなります。人前で挙手させる、全員のいる場で一人ずつ確認する、といった集め方は避けてください。断りにくい空気ができてしまいます。リンクを送って各自が静かに入力する形なら、参加できない人も気兼ねなく意思表示ができます。参加率そのものより、来た人が楽しめる会になるかのほうが大事です。

Q. 何人くらいから、日程調整ツールを使ったほうがよいですか。

目安は8人以上です。それ以下ならメッセージのやり取りでも把握できますが、8人を超えると誰が何日に来られるのかを頭で追えなくなります。とくに、返信が来る順番がばらばらで、途中で「やっぱりその日は無理になりました」という訂正が入る場合、手作業の集計はまず間違えます。候補日を並べたURLを送るだけの方法なら、人数が増えても幹事の手間は変わりません。会員登録が不要なものを選べば、参加者にアカウントを作ってもらう必要もありません。

Q. 幹事を初めてやります。いちばん気をつけることは何ですか。

完璧を目指さないことです。幹事の仕事は、みんなが集まれる日を決めて、座る場所を用意することまでで十分に果たせています。余興や景品は、時間と気持ちに余裕があるときだけで構いません。そして、ひとりで抱えないこと。会計係、写真係、二次会の下見といった役割は、はじめに誰かに頼んでしまいましょう。頼まれたほうも、当日の関わり方ができて悪い気はしないものです。困ったときに相談できる相手をひとり決めておくだけでも、進め方はずいぶん楽になります。

まとめ

忘年会・新年会の幹事でいちばん大事なのは、日程を早く決めることです。12月は参加者の予定と店の席が同時に埋まるので、動き出しが遅れるほど選択肢が減ります。2か月前に候補日を3〜5日出し、1か月半前には店を押さえる。候補は金曜だけに偏らせず、週の前半も混ぜる。出欠を聞くときは、食べられないものと会費、キャンセルの扱いも同じ案内にまとめる。どうしても12月に集まれないときは、無理をせず新年会に回す。

そして、都合を集める作業だけは仕組みに任せてください。登録不要の日程調整ツールなら、候補日を並べたURLを送るだけで全員の都合が同じ表に集まり、参加できる人が多い日ほど色が濃く表示されます。集計に使っていた時間を、店選びや当日の段取りに回せます。幹事が消耗しない会のほうが、結局みんなが楽しめる会になります。